Sistemas Organizacionais

* Artigo do site iConnect.

PMBOK: Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos:

Continuando o estudo dos artigos anteriores, hoje iremos estudar um pouco sobre Sistemas Organizacionais, ou seja, organizações baseadas em projetos. Também iremos abordar fatores que influenciam essas organizações como cultura e estilos, a estrutura organizacional da organização executora, além da função do PMO nas organizações e sobre sistemas de gerenciamento de projetos.

1. Sistemas Organizacionais:

Organizações baseadas em projetos são aquelas que cujas operações consistem basicamente de projetos, que estão incluídas em 2 categorias:

1. Organizações cuja receita é obtida principalmente da realização de projetos para terceiros sob contrato – empresas de arquitetura, firmas de engenharia, consultores, empreiteiras e contratadas do governo e;
2. Organizações que adotaram o gerenciamento por projetos. Essas organizações normalmente possuem sistemas de gerenciamento instalados para facilitar o gerenciamento de projetos. Por exemplo, seus sistemas financeiros em geral são especificamente projetados para contabilizar, acompanhar e emitir relatórios de diversos projetos simultâneos.

2. Organizações não baseadas em projetos:

Com freqüência essas podem não ter sistemas de gerenciamento projetados para dar suporte às necessidades dos projetos de modo eficiente e eficaz. A ausência de sistemas orientados a projetos normalmente dificulta o gerenciamento de projetos. Em alguns casos, as organizações não baseadas em projetos terão departamentos ou outras subunidades que operam como organizações baseadas em projetos com sistemas para dar suporte a eles. A equipe de gerenciamento de projetos deve estar ciente de como a estrutura e os sistemas da sua organização afetam o projeto.

3. Culturas e estilos organizacionais:

Cada organização possui sua cultura e seu estilo, exclusivos e descritíveis, que refletem em diversos fatores dentro da organização, como: normas, crenças, expectativas e valores compartilhados; políticas e procedimentos; visão das relações de autoridade; ética do trabalho e horas de trabalho. Essas culturas e estilos organizacionais possuem influência direta no projeto. Abaixo citamos dois exemplos:
Com relação à equipe: Uma equipe que propõe uma abordagem pouco usual ou de alto risco tem maior probabilidade de garantir a aprovação em uma organização agressiva ou empreendedora.
Com relação ao gerente de projetos: Um gerente de projetos com estilo altamente participativo provavelmente encontrará problemas em uma organização com hierarquia rígida, enquanto um gerente de projetos com estilo autoritário também enfrentará problemas em uma organização participativa.

É interessante colocar que para liderar uma equipe o gerente de projetos, que também pode ser um líder, deve exercer essa liderança de forma participativa, sempre com enfoque tanto nas tarefas quanto nas pessoas, usando o bom senso para ambos os casos.

4. Estrutura organizacional de uma organização executora:

Limita a disponibilidade de recursos em um espectro de uma estrutura funcional a uma estrutura por projeto, com inúmeras estruturas matriciais intermediárias, descritas a seguir:

Organização Funcional Clássica: hierárquica, em que cada funcionário possui um superior bem definido onde os funcionários são agrupados por especialidade, podendo esta ser subdividida. As especializações podem ser, por exemplo, produção, marketing, contabilidade, engenharia e demais especialidades. Já a engenharia pode ser subdividida em mecânica e elétrica, por exemplo. Esses tipos de organizações possuem projetos, onde o escopo é restrito ao limite de suas funções e cada departamento faz seu trabalho de projeto de forma independente dos demais departamentos que lhe pertencem.

Organização por Projeto: encontrada na extremidade oposta do espectro, onde os membros da equipe são colocados juntos. A maior parte dos recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. Possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas se reportam diretamente ao gerente de projeto ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.

Organização Matricial: é uma combinação das características das organizações funcional e por projeto. As MATRIZES FRACAS mantêm características de uma organização funcional e o gerente de projetos tem a função semelhante a de um coordenador ou facilitador. Já as MATRIZES FORTES, mantêm características de uma organização por projeto e o gerente de projeto desempenha seu papel em tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo. Por fim, a organização MATRICIAL BALANCEADA, reconhece a necessidade de um gerente de projetos, mas não fornece a ele autoridade total sobre o projeto e os recursos financeiros.

Organização Composta: utilizada por organizações modernas, onde engloba todas as estruturas, em vários níveis, como por exemplo, uma organização fundamentalmente funcional pode criar uma equipe de projeto especial para cuidar de um projeto crítico. Essa equipe pode ter muitas das características de uma equipe de projeto em uma organização por projeto. A equipe pode incluir pessoal de diferentes departamentos funcionais trabalhando em tempo integral, podendo desenvolver seu próprio conjunto de procedimentos operacionais e também podendo operar fora da estrutura hierárquica formal padrão.

5. Função do PMO nas estruturas organizacionais:

5.1. Introdução: Muitas organizações compreendem os benefícios de desenvolver e implementar um PMO ( escritório de projetos), inclusive nas organizações matriciais e praticamente sempre nas organizações por projeto, principalmente quando a matriz está envolvida com o gerenciamento simultâneo de vários projetos e/ou projetos seqüenciais. O PMO pode ser exercido em qualquer estrutura organizacional, até mesmo nas que apresentam uma organização funcional, mas a probabilidade de ocorrência ocorre nas demais organizações (matricial e por projeto).

5.2. Função do PMO: pode variar de uma assessoria, limitada à recomendação de políticas e procedimentos específicos sobre projetos individuais, até uma concessão formal de autoridade pela gerência executiva, onde o gerente de projetos terá apoio administrativo do PMO através de funcionários dedicados ou de um funcionário compartilhado onde os membros da equipe do projeto serão dedicados ao projeto ou poderão incluir funcionários compartilhados com outros projetos e que, por sua vez, são gerenciados pelo PMO. No caso de funcionários compartilhados, estes se reportarão ao PMO, caso contrário, diretamente ao gerente de projetos. Outra função do PMO é a flexibilidade de gerenciamento centralizado, que oferece ao gerente de projetos maior oportunidade de promoção dentro da organização. Os membros da equipe também têm a possibilidade de promoção na área de gerenciamento de projetos em organizações com PMOs. Portanto, no caso de existir um PMO, ele ficará entre o gerente de projetos e o executivo-chefe.

6. Sistema de gerenciamento de projetos:

É o conjunto de ferramentas, técnicas, metodologias, recursos e procedimentos usados para gerenciar um projeto. Pode ser formal ou informal e ajuda o gerente de projetos a conduzir um projeto ao seu término de modo eficaz. O sistema é um conjunto de processos e funções de controle ? relacionados – que são consolidados e combinados para formar um todo funcional e unificado. O plano de gerenciamento do projeto descreve como o sistema de gerenciamento de projetos será usado. O conteúdo do sistema de gerenciamento de projetos irá variar dependendo da área de aplicação, da influência organizacional, da complexidade do projeto e da disponibilidade dos sistemas existentes. As influências organizacionais moldam o sistema para a execução de projetos dentro dessa organização. O sistema será ajustado ou adaptado para se adequar às influências impostas pela organização. Se existir um PMO na organização executora, uma de suas funções normalmente será a de gerenciar o sistema de gerenciamento de projetos, para garantir a consistência na aplicação e a continuidade nos diversos projetos que estão sendo realizados.
Nesse caso é interessante implementar um plano de gerenciamento de projeto que deve, dentre outras funções, descrever como o sistema de gerenciamento de projetos será usado na organização. Alguns fatores podem influenciar na hora de utilizar o sistema, como aplicabilidade, influencia organizacional, complexidade do projeto e demais variáveis.

Para finalizar, hoje abordamos os sistemas organizacionais, que podem estar baseados em projetos ou não, tendo cada organização sua cultura e estilo, que difere dependendo da etnia, região, situação socioeconômica e outros fatores. Também foi visto que cada organização possui sua estrutura matricial, também influencia pela cultura e estilo, além da influencia das partes interessadas e da gerência. Por último, a importância de um PMO (escritório de projetos) e suas funções que devem ser desempenhadas, não se esquecendo da implementação do sistema de gerenciamento de projetos.

Referências Bibliográficas:
Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 3a. edição, 2004, PMI.

Fonte: Oficina da Net

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